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Institut français de Tunisie recrute un/une Assistant(e) de direction


L’Institut français de Tunisie recrute un/une Assistant(e) de direction de la Conseillère de coopération et d’action culturelle/Directrice de l’Institut Français de Tunisie
Poste en CDD d’une année à temps complet renouvelable 
A pourvoir à compter du mois d’octobre 2018

Missions

Sous l’autorité de la COCAC/Directrice de l'Institut français de Tunisie l’assistant(e) de direction assurera des missions de secrétariat et de coordination des relations de l’Institut et du service de coopération et d’action culturelle avec les autres services de l’ambassade. l’assistant(e) de direction assurera notamment les missions suivantes :

Missions de secrétariat 
• Organiser l'agenda professionnel de la COCAC/directrice, attribuer les rdv en priorisant les demandes 
• Recevoir et filtrer les communications téléphoniques
• Préparer et planifier les réunions : rédaction des ordres du jour, des comptes rendus, transmission des documents de travail, accueil des participants, prise de note, etc.
• Assurer le volet administratif et logistique du service de la COCAC/directrice : rédaction de courriers ou tout autre document, établissement des ordres de mission, des frais de représentation, des mémoires de frais, des réservations, des bons de commande et mise en paiement des factures, suivi des enveloppes de représentation, traitement des demandes de visas, d’intervention et autres.
• Organiser les missions de la COCAC/directrice en Tunisie et à l’étranger ;
• Préparer, organiser et mettre en place les missions des invités de la directrice en lien avec le service du secrétariat général et tout autre service ressource ;
Missions d’information et de communication
• En coordination avec le Secrétariat Général, assurer une veille sur les informations et instructions du Département sur le volet administratif et en assurer la diffusion aux interlocuteurs concernés ;
• Relayer les informations d’intérêt commun au sein du SCAC et de l’Institut et en direction des services du poste et des partenaires en jouant un rôle de coordonnateur et de relais de transmission ; 
• Entretenir et mettre à jour régulièrement la base des contacts : préparer les listes d’invitation pour les cérémonies et événements impliquant l’IFT ou la chancellerie et s’assurer de leur transmission.
Missions de courrier en intérim du titulaire du poste
• Assurer la gestion du courrier : enregistrement, conservation et transmission ; 
• Assurer le suivi du service de la valise diplomatique en lien avec la chancellerie de l’Ambassade de France ;

Compétences requises
ƒá Formation universitaire de niveau de maîtrise, licence ou équivalent 
ƒá Expérience de 5 ans minimum impérativement sur un poste d’assistant(e) de direction 
ƒá Excellentes maîtrise des outils informatiques, des logiciels bureautiques (Word, Excel, publipostage) et des bases de données
ƒá Excellente maîtrise orale et écrite du français et de l’arabe. La maîtrise d’une autre langue européenne serait un plus
ƒá Connaissance du fonctionnement et de la gestion d’une administration et de son cadre réglementaire souhaitée
ƒá Connaissances en matière de communication et de protocole souhaitées
ƒá Bon niveau de culture générale et intérêt pour l’actualité locale et internationale

Qualités souhaitées
ƒá Qualités organisationnelles et de suivi de dossiers et de projets complexes
ƒá Qualités relationnelles et sens de la communication
ƒá Capacité d’analyse, esprit rigoureux et autonome
ƒá Fiabilité, grande disponibilité, discrétion
ƒá Investissement dans les fonctions, motivation 
ƒá Capacité à prendre des initiatives dans l’intérêt du service et à seconder la directrice

CONDITIONS

CDD d’1 an renouvelable
Niveau 6 de la grille des salaires
Salaire de 2 284 DT brut par mois

Les candidatures (lettre de motivation + CV) doivent être adressées
Avant le 15 septembre 2018 à
Institut français de Tunisie
Service des ressources humaines
Tél. 31 32 52 12
recrutements@institutfrancais-tunisie.com

   

Dernière mise à jour
15/02/2019 a 23:37

 
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